Dans beaucoup d’entreprises, les outils d’IA sont déjà utilisés. Un collaborateur reformule un e-mail. Un autre prépare un compte rendu. Un troisième génère une idée de visuel. Ces usages peuvent faire gagner du temps. Cependant, sans règle commune, ils peuvent aussi exposer des informations confidentielles ou produire des contenus inexacts.
Une charte IA entreprise donne un cadre simple. Elle indique alors ce qui est autorisé, ce qui doit être vérifié et ce qui reste interdit. Elle ne doit pas être un document de cinquante pages. Pour une TPE ou une PME, une page claire et partagée vaut mieux qu’une règle inconnue de tous.
Interdire l’IA n’empêche pas forcément son usage. Les équipes peuvent alors utiliser des outils gratuits, avec leurs comptes personnels et sans expliquer ce qu’elles y déposent. À l’inverse, autoriser tous les usages sans limite crée des risques sur les données, les droits d’auteur, la qualité des réponses et la réputation de l’entreprise.
La bonne approche consiste donc à rendre les usages utiles possibles, tout en protégeant ce qui doit l’être. La CNIL recommande d’encadrer l’usage de l’IA générative par des politiques ou chartes internes qui définissent clairement les usages autorisés et interdits. Voir les questions-réponses de la CNIL.
Niveau vert : informations publiques. Reformuler un texte publié, générer des idées de titres, préparer une trame de réunion ou résumer un article accessible à tous. Ces usages restent néanmoins soumis à une relecture humaine.
Niveau orange : informations internes non sensibles. Notes de travail, modèles de documents, éléments de communication en cours ou données anonymisées. Ces usages doivent alors être autorisés par le responsable identifié dans la charte et réalisés avec l’outil validé par l’entreprise.
Niveau rouge : informations à ne pas saisir. Données personnelles non anonymisées, informations médicales, données bancaires, mots de passe, contrats confidentiels, secrets d’affaires, listes de clients ou décisions individuelles sensibles. La règle doit être explicite : on ne les colle pas dans un service d’IA grand public.
Listez les outils validés, leur version professionnelle éventuelle et la personne référente. Cette liste évite la multiplication de comptes personnels et facilite l’accompagnement des équipes.
L’IA propose. L’humain décide. Avant diffusion, le collaborateur vérifie les faits, les chiffres, les sources, le ton et l’adaptation au contexte. Une réponse convaincante peut malgré tout être erronée.
Prévoyez une règle claire sur les données à ne jamais transmettre. Donc si un cas métier exige des données personnelles ou stratégiques, il doit suivre une analyse spécifique avant d’être déployé.
Un texte destiné à un client, une image de campagne, un document commercial ou une réponse à un appel d’offres doit être validé par une personne compétente. Cette étape protège donc la qualité et la cohérence de votre marque.
Définissez les usages attendus : préparation, synthèse, aide à la rédaction, analyse de documents autorisés ou assistance interne. Une charte n’a pas besoin de prévoir tous les cas. Elle doit poser un principe de finalité utile et légitime.
Ne demandez pas à l’outil de reproduire un contenu protégé, une marque ou une identité visuelle appartenant à un tiers. Pour chaque livrable, vérifiez aussi les conditions d’utilisation de l’outil choisi et les droits nécessaires avant publication.
Donnez un contact interne ou une adresse de signalement. Une équipe qui peut donc poser une question avant d’agir évite bien des erreurs. Cette personne ne doit pas être uniquement technique : elle doit comprendre les enjeux métier.
Les outils, leurs réglages et vos usages évoluent vite. Planifiez une revue tous les six mois ou après tout nouveau projet important. Ajoutez les retours des utilisateurs et les incidents évités ou rencontrés.
Les formules générales sont utiles, mais les exemples font comprendre la règle. Écrivez par exemple : « Vous pouvez demander une reformulation d’un texte déjà public. Vous ne pouvez pas coller un fichier client contenant des coordonnées personnelles. »
Ajoutez aussi trois scénarios proches de votre activité. Un cabinet peut traiter le compte rendu de réunion. Un commerce peut préparer des idées de publications. Une entreprise de services peut construire une trame de proposition, sans y insérer les informations confidentielles du client.
Une charte organise les pratiques internes. Mais elle ne remplace pas l’analyse juridique, la protection des données ou les vérifications nécessaires pour un projet qui traite des informations personnelles. La CNIL rappelle que les usages d’IA impliquant des données personnelles doivent respecter le RGPD et les droits des personnes. Consulter le guide CNIL pour les professionnels.
Pour les usages simples, cette charte crée déjà une base saine. Pour un projet plus sensible, elle aide à identifier le moment où il faut demander un avis spécialisé avant de poursuivre.
Une charte IA entreprise réussie ne freine pas l’innovation. Elle donne à chacun le droit d’expérimenter dans un cadre clair. Commencez avec quelques règles, formez les utilisateurs, puis améliorez le document à partir de vos cas réels.
Vous souhaitez définir ces règles, choisir des outils adaptés ou former vos équipes ? L’Agence Lapostolle accompagne les entreprises dans leurs projets IA, de l’usage quotidien au déploiement d’une solution sur mesure.
Crédits photos : Campaign Creators et Fatemeh Rezvani, Unsplash.
Entreprendre au Féminin est un sommet qui se déroule du 8 au 16 mars 2019. Durant cette période, les intervenants aborderont trois grands thèmes : Business, Bien-être et Famille.
En effet, ce seront trois conférences qui auront lieu par jour (à 12h30, 18h00 et 21h00). Pour y avoir accès rien de plus facile !
En effet il suffit de vous inscrire sur le site d’Entreprendre au Féminin.
Ce sommet est accessible en ligne et gratuitement. Il est organisé par Madame Morgane Février, déjà à l’initiative de plusieurs mouvements de femmes entrepreneures.
Les principales raisons pour lesquels ce sommet a été crée sont au nombre de cinq. Il s’agit en effet de : rassembler, connecter, découvrir, apprendre et partager.
Tout d’abord Rassembler, car les femmes qui exercent des professions indépendantes sont souvent seules et il s’agit là de les réunir. Comme on dit : « l’union fait la force » !
Ensuite : Connecter. En exploitant les talents de chacun, permettre de créer une connexion qui, d’abord virtuelle, pourra déboucher sur quelque chose de concret.
Après : Découvrir. Découvrir les nouvelles façons de faire des femmes dans leur travail, dues, à l’évolution de leur métier.
Mais aussi Apprendre. Notamment grâce à internet, il est important de se former continuellement et d’acquérir de nouvelles connaissances.
Et enfin Partager. Partager son expérience, son histoire sa façon de faire avec la communauté. Profiter des expériences de chacune sans avoir peur du jugement et se sentir comprise et soutenue.
Ainsi les intervenantes aborderont plusieurs thèmes comme : « Comment concilier sa vie de maman et d’indépendante ». « Réussir dans l’entrepreneuriat en cultivant son bonheur »…
Si vous ne pouvez pas regarder une intervention pas de panique ! En effet, vous disposez d’un replay de 48h pour revoir votre conférence.
Les femmes entrepreneures sont donc la cible principale de ce sommet. On attend pas moins de 10 000 femmes entrepreneures ! Mais ces messieurs sont aussi les bienvenus.
Google Maps est un service cartographique en ligne créé par Google. Lancé aux États-Unis en 2004, il arrive en France en 2006 et est disponible sur ordinateur, smartphone, tablette…
Google Maps est donc une carte sur laquelle vous pouvez zoomer ou dézoomer en fonction de l’échelle désirée : rue, ville, pays…
Il indique aussi votre position et peut vous servir de GPS, il vous estime vos temps de trajet en fonction du moyen de transport, puis vous indique le chemin à suivre au fur et à mesure.
Les professionnels peuvent choisir de se référencer sur Google Maps. Prenons l’exemple d’une agence immobilière appelée « Maison pour Vous » situé à Amiens, ou non, Villers-Bretonneux. Oui c’est bien Villers-Bretonneux. Centenaire de la Grande Guerre, tout ça, tout ça… Va pour Villers-Bretonneux. L’agence immobilière veut donc ouvrir son agence à Villers-Bretonneux. Elle va se référencer sur Google Map, si quelqu’un tape sur Google « Agence immobilière Villers-Bretonneux » elle apparaîtra dans les résultats du moteur de recherche. Google indiquera précisément où l’agence se trouve sur la carte. Cependant, elle n’est pas certaine d’être vue dans les premiers résultats.
Autre exemple, vous chercher une agence immobilière via votre smartphone. Vous tapez donc « Agence immobilière » sur votre application Google. Google repère que vous vous situez à Amiens, Villers-Bretonneux ou tout autre ville des alentours. Les premiers résultats affichés sur l’écran de votre smartphone seront ceux de Google Maps. Ces résultats seront en partie aléatoire mais pas seulement ! En effet, Google Maps affichera les résultats en fonction de votre géolocalisation, si le site de l’agence est régulièrement mis à jour et enfin si les avis Google sont bons.
Maîtriser Google Maps est donc essentiel quand on est un professionnel, pour pouvoir être trouvé facilement par tous.
